| HATOS (Hukuk Ailesi Tam Otomasyon Sistemi) yanlış bilgi girişlerinin önlenebilmesi ve sağlıklı sorgulamalar yapılabilmesi bakımından, bilgilerin bir kez sisteme tanımlanması ve sonradan düzenli olarak bu tanım formlarından çağrılmasını uygun görmüştür. Böylece kullanıcı aynı bilgileri tekrar tekrar girmekten kurtulmakta ve herhangi bir bilginin yanlış girilmesi durumunda raporlarda yaşanacak hataların da kesin olarak önüne geçilmiş olacaktır. Örneğin; İSTANBUL 1. İcra Müdürlüğü, farklı kullanıcılar tarafından manual olarak bilgi girişi yapılan ekranlarda, ISTANBUL 1. İcra Müdürlüğü şeklinde girildiğinde raporlamalarda “İSTANBUL” istendiğinde “ISTANBUL” olarak girilen kayıtlar süzülmeyecektir. Bu durum, sabit olarak defalarca yapılması gereken bilgi girişlerinin (Müvekkil yada Hasım – borçlu, alacaklı, davacı, davalı- isim adres bilgileri, Mahkeme, İcra Müdürlüğü, Vekalet Bilgileri, Kimlik Bilgileri vs) manual yapılması durumlarında her zaman hatalara neden olabilecektir. Oysa bu bilgilerin sistemde 1 kez tanımlanması durumunda, sistem gerekli olduğunda bu kayıtlara ulaşacak ve doğru bir şekilde yazılması gereken bölüme aktaracak yada ilişkilendirecektir. Böylece hem bilgi girişlerimiz sağlıklı olacak ve hem de bu bilgiler üzerinde bir değişiklik yapmak gerektiğinde, yapılacak değişiklik, sistem tarafından tüm ilşikli alanlarda aynı anda değiştirilecektir. Örneğin; Bir şahıs adı Cari Bilgilerde “FERHAT AKINCI” yerine “FERAT AKINCI” olarak yanlış tanımlandığında, kullanıcı şahıs bilgilerinden bu hatayı düzeltir ise, bu isimde kayıtlı tüm icra, dava, rücu ve hazırlık dosyalarında, yapılacak işlerde, görüşmelerde, muhasebede, kısaca bu ismin tanımlandığı yada seçildiği her yerde yanlışlık düzeltilecektir. Bu şahıs ile ilgili bir adres değişikliği yapıldığında, bu şahıs ile ilişkilendirilmiş tüm dosya ve belgelerde artık bu yeni adres kullanılacaktır. 2-Cari (Şahıs) Bilgileri Ne için Kullanılır ? Hukuk Ailesi Tam Otomasyon Sistemi’ nde düzenli bilgi girişi ve izlenmesi bakımından Şahıs Bilgilerinin sistemli bir şekilde girilmesi çok önemlidir. Sistemle ilgili tüm şahısların bilgilerinin ( müvekkiller, hasımlar, avukatlar, personel, hakim ve savcılar, diğer adli personel, büro personeli) tutulduğu bölümdür. Bu bölümde şahsın tüm isim adres ve iletişim bilgilerinin yanında, bu bilgilere bağlı olarak bu şahsın Kimlik, Sabıka, Banka ve Özel Bilgileri de tutulabilmektedir. Böylece bu şahsın tanımlandığı tüm dosya (dava, icra, rücu, hazırlık) ve belgelerde şahsa ait bu bilgiler de aktarılabilir ve sorgulanabilir hale gelmektedir. Örneğin; tüm icra dosyalarında borçlu taahhüdü alındığında borçlunun kimlik bilgileri taahhüde yazılacaktır. Aynı borçluya ait birden fazla taahhüt olması durumunda defalarca kimlik bilgisi doldurulması ile uğraşılmayacaktır. Ayrıca bu bilgiler bazı davalarda (Örneğin şahsın hukukundan doğan davalarda) dilekçeye de otomatik olarak aktarılabilecektir. Böylece kimlik bilgileri bir kez tanımlanacak, ama sistem tarafından defalarca kullanılabilecektir. 3-Cari (Şahıs) Kodu ne demektir? Sistemin işleyişine katkısı nedir? Cari (Şahıs) Kodu sisteme kayıtlı olan kişilerin birbirinden ayırd edilmesinde kullanılmaktadır. Sistem, yukarıda tekrarlanan bilgi girişleri ile ilgili açıklamalarda da bahsedildiği gibi, şahısların da sisteme bir kez kaydedilmesini ve sınırsız dosya yada belgede kullanılmasını öngörmektedir. Ancak kaydedilen şahısların sisteme defalarca kaydının da önlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle her şahıs için sistemde tekrar edilemeyecek bir kod üretilmelidir. Bu kod aynı zamanda kullanıcıya o şahısı diğerlerinden ayırt edebileceği şekilde verilmelidir. Bu durumda benzer isimlere sahip kişilerin sistemde olması durumunda da bu şahısların ayrı tanımlanmasını ve raporlanmasını kolaylaştıracaktır. Örneğin; Karadeniz’ de “Temel Yılmaz” isim ve soy isimli çok sayıda vatandaşımız olduğu bilinmektedir. Öyle ki bazı ailelerde baba, oğul ve torun aynı ismi taşıyabilmektedir. Aynı hukuk bürosunda bu şahıslara ait dosyaların aynı anda bulunma olasılığı da çok yüksektir. “Temel Yılmaz” isimli şahısların büro sistemine diğerlerinden ayrılacak şekilde girilmemesi durumunda raporlamalarda karışıklıklar çıkacaktır. Yine bu şahıslar ile ilgili hesap çıkarılması, davalar açılması sırasında da pek çok karışıklık yaşanacaktır. Oysa sisteme Temel Yılmaz isimli şahısları kaydederken Cari (şahıs) Koduna ayırt edici harf yada rakamlar hatta kelimeler konulur ise dosya ve belge kayıtları bu kodlardan faydalanılarak doğru şahıslara ilişkilendirilecektir. Tabii ki bu sitemde her şahsın ayırt edici cari kodu gerçek şahıslar için TC Kimlik No, Şirketler için de Ticaret Sicil Numarası kullanılabilir. Yine Dernekler için Dernek No vs kullanılabilecektir. Elbette böyle bir kodlama, e adalet sistemini ülkemize getirecek olan Adalet Bakanlığı’ nın UYAP (Ulusal Yargı Ağı Projesi) uygulamasına entegrasyonu da kolaylaştıracaktır. Ancak tüm şahısların bu özel bilgilerine ulaşmak her zaman kolay olmayabilir. Bu nedenlerle tüm şahıslar için her büroda farklı bir sistem üzerinden cari(şahıs) kodu üretilebilir.
Adı Cari Kodu Temel Yılmaz Büyük Temel Yılmaz Küçük Temel Yılmaz Ortanca Temel Yılmaz Demirci Temel Yılmaz Fırıncı Temel Yılmaz Hısım
Böylece şahısların doğru şekilde kodlanarak sisteme kaydedilmesi sağlanmış olacaktır. Artık Fırıncı Temel Yılmaz’ ın sitemdeki tüm işlemleri ile ilgili olarak üretilmiş bulunan muhasebe kayıtları doğru olarak sorgulanabilecektir. Oysa sadece isimden gitmiş olsa idik, yukarıdaki tüm Temel Yılmaz isimli şahısların kayıtları gelecekti ki bu da raporu anlaşılmaz kılacaktı. Yine istediğimizde Hısım Temel Yılmaz’ ın tüm icra dosyalarını, yada tüm dava dosyalarını yada tüm tebligatlarını doğruluğundan emin olarak listelememiz olanaklı olacaktır. Görüldüğü gibi şahsı doğru olarak sisteme tanımladığımızda bu şahsın tüm kayıtlarına da emin olarak ulaşabilme olanağımız olacaktır.
UYAP projesinde de benzer mantık ile uygulama yapılmaktadır. UYAP projesinde şahısların Vergi ve TC Kimlik numarası kullanılmaktadır. Böylece HATOS ile UYAP bağlantısı sağlandığında kullanıcı e-adalet sistemine de kolayca entegre olacaktır.
4- Yazılım Kilidi (Dungle) Nedir? Neden Önemlidir?
Yazılım Kilidi Avukatpro Hukuk Ailesi ürünlerinin bilgisayarlarınızda
güvenle çalışmasını sağlamak üzere kullanılan bir araçtır. Yazıcı girişi
yada USB girişlerine takılabilen 2 ayrı modeli bulunmakta olup, bu iki
farklı tip yazılım kilidinin yetenek bakımından bir farklılığı
bulunmamaktadır.
Firmanın izni olmadıkça, yazılım kilidi olmaksızın Avukatpro ürünleri
çalıştırılamaz.
5- Sisteme Belge Bağlamak Ne Demektir?
Sisteme belge bağlamak, elektronik ortamda tutulabilen herhangi bir
belgenin
(uzantısı ne olursa olsun- doc, xls, pdf, xml, html vs) sistemdeki bir
dosya
yada bir kayıt ile ilişkilendirilmesidir. Bu şekilde ilişkilendirilen
belgelere bu dosya yada kayıda ait her hangi bir ayrıntıdan da ulaşmak
olanaklı hale gelecektir.
İstendiğinde o dosya yada kayıt üzerinden bu belgeye ulaşılabileceği gibi,
dosya yada kayıt ile ilgili ayrıntılar verilerek haricen de süzülebilir.
Bu uygulamayı kullanarak, büronuzdaki yada departmanınızdaki tüm belgeleri
elektronik ortama aktarabilir ve tasnif ederek kolayca sorgulanabilecek
hale
getirebilirsiniz.
6- Eski Word Belgelerimi Sisteme Bağlayabilir miyim?
Sadece yeni kayıtlarınız ile ilgili değil, evvelce yapılmış belge
kayıtlarınızı da (dilekçeler, yüksek mahkeme kararları, ihtarnameler,
duruşma zabıtları, yerel mahkeme hükümleri vs) sistem üzerine çağırarak
ilişkilendirebilirsiniz. Böylece senelerdir oluşturduğunuz belge arşivini
de
HATOS da bir araya getirecek ve adeta kendi içtihatlarınızı yaratacaksınız.
Ayrıca Bkz. Sisteme Belge Bağlamak
7- Sisteme Kayıtlı Belgelerimi Word kullanarak açabilir miyim?
Evet daha önce word formatında kaydedilen belgeleri bu sistem üzerinden
çağırarak açabilirsiniz.
Ayrıca Bkz. Sisteme Belge Bağlamak Ne demektir?
Bkz. Eski Word Belgelerimi Sisteme Bağlayabilir miyim?
8- Dosya İlişkilendirmek Ne Demektir? Nasıl Yapabilirim?
HATOS da Sisteminize kayıtlı olan her türlü takip dosyanızı
ilişkilendirebilirsiniz. Bu işlem birbiri ile bağlantılı dosyalar arasında
gezinerek işlem yapmanızı sağlar.
Örneğin bir hazırlık dosyası daha sonra bir kamu davasına dönüşebilir, bu
dava dosyası ile ilgili tedbir ve tespit dosyaları söz konusu olabilir.
Sonradan bu dosyalara ilişkin açılmış bulunan tazminat davaları, karşı
davalar, ayrılan yada birleştirilen davalar olabilecektir. Davalar
sonucunda
lehe yada aleyhe yapılan icra takipleri ve bu takipler ile ilgili davalar
söz konusu olabilecektir. İşte HATOS (HUKUK AİLESİ TAM OTOMASYON SİSTEMİ)
size tüm bu dosyaları birlikte inceleme ve analiz etme olanağı
sağlayacaktır.
Ayrıca sistem, ilişki türüne göre bu dosyalardan ortak raporlar da almanızı
sağlayacaktır.
Örneğin yukarıda anlattığımız senaryoya uygun tüm dosyaların, ara
kararlarını, duruşma günlerini yada yapılan masraflarını birlikte
inceleyebileceğiniz müşterek raporları HATOS size hazırlayabilir.
Ayrıca Bkz Toplu Dosya Analiz Ne Demektir?
|
